相關方管理:避免“關系窘境”的必備指南

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在每天的工作中,我們都需要和各種各樣的相關方進行互動,那么,怎么做好相關方管理,從而避免讓自己陷入“關系窘境”?這篇文章里,作者做了一定的探討和總結,一起來看看吧。

你是否曾經在項目中或組織中遇到“關系窘境”?沒有有效地理解和滿足相關方的需求和期望,導致計劃偏離軌道或甚至失敗。

在商業和組織管理中,關系網密不可分,它們就像一張無形的網,將各個角色和實體緊密相連。這就是相關方管理的核心:如何建立、維護和協調這些復雜的關系,以推動項目和組織的成功。

我們每天都在與各種各樣的相關方互動,無論是在工作中、社交圈中還是家庭生活中。在這篇文章中,我們將探討如何避免這種窘境,以及如何應用相關方管理的關鍵原則,使關系更和諧、工作更順暢。

一、識別相關方

在關鍵項目或組織中,有效的相關方管理始于對相關方的明確識別。創建一個詳細的相關方登記冊,列出與組織或項目有關的所有可能的相關方。這可以包括內部和外部相關方,如員工、客戶、合作伙伴、競爭對手、政府機構等。

1. 內部相關方

一般可以通過企業的組織結構圖和組織工作流來分辨。組織結構圖:是識別內部相關方的有力工具。它顯示了組織內不同部門、團隊和職能之間的關系和層級。

通過仔細分析結構圖,你可以確定與你的項目或工作密切相關的部門和團隊。這包括高級管理層、項目團隊、跨部門合作團隊等。

組織結構圖還可以幫助你確定哪些相關方在組織內具有權力和影響力。通常,高級管理層和決策者對項目或工作有重要影響,因此應特別注意他們。

工作流程圖:顯示了在特定流程或項目中涉及的各個步驟和角色。通過分析工作流程,你可以確定那些在執行實際工作中起關鍵作用的操作性相關方。這可能包括項目經理、執行人員、協作伙伴等。

工作流程也有助于識別相關方之間的依賴關系。某些相關方可能需要在工作流程中的特定步驟中提供信息、資源或批準。這些相關方通常具有較高的依賴性,應特別關注。

2. 外部相關方

制定相關方地圖:創造一份相關方地圖,將所有可能的外部相關方標識出來。這個地圖可以包括各種類型的相關方,如客戶、供應商、合作伙伴、競爭對手、政府機構、非政府組織(NGO)等。

利益相關方分析:利用利益相關方分析來評估每個外部相關方的權力、影響力、利益和依賴程度。這有助于確定哪些相關方對你的組織或項目具有重要影響力。

3. 容易被忽視的相關方

盡管組織結構圖和工作流程圖有助于識別大多數相關方,但仍然有些相關方容易被忽視,包括:

  • 間接相關方: 這些人可能不直接參與項目或工作,但他們的決策或行動可能對結果產生重大影響。例如,財務部門的審批人員可能在項目資金批準中發揮關鍵作用。
  • 變動性相關方: 一些相關方的角色可能會隨時間而變化,可能在項目的不同階段扮演不同的角色。

這些變動性相關方需要在整個項目中得到適當的管理和溝通。為了避免忽視這些容易被忽視的相關方,建議在項目或工作的早期階段進行細致的相關方分析,包括定期的更新以適應變化。

此外,保持開放的溝通渠道,以便容易被忽視的相關方可以隨時提出問題或提供反饋。

4. 相關方登記冊模板

二、進行相關方分析

在項目管理和組織管理中,識別、理解和有效管理相關方是確保項目或組織成功的關鍵要素之一。

相關方分析是一項重要的過程,旨在識別與項目或組織相關的各種相關方,并為他們定義角色和職責。在本章中,我們將深入探討如何進行相關方分析,并介紹一些有用的工具和模型。這些工具將幫助你更好地了解相關方的需求、期望和影響,從而更有效地管理與他們的互動,以確保項目或組織的成功。

1. 工作分析

工作分析的輸出可以包括一系列類似于工作的描述、工作環境的敘述、個人所要執行的活動的詳細清單、所需要的人際關系技能清單,或者所需的培訓、學歷、證書等清單,工作分析也可以用于定義培訓需求,編寫一個工作職位所需的格式信息和支持績效評估過程。

例如,當項目經理招聘了一個新的研發人員,那么他可以根據工作分析,來制定針對性的培養計劃。

2. 人物分析

人物分析是一種創建相關方畫像的方法,有助于更深入地了解他們的特點、需求和期望。 根據收集的信息,創建人物畫像,包括相關方的名稱、照片、特征、需求、期望、痛點和目標。分析需求和期望,確定每個人物的主要需求和期望,以便更好地滿足他們的要求。

3. RACI 模型

RACI 模型是一種用于定義和澄清相關方在項目、任務或工作中的角色和職責的管理工具。RACI模型有助于消除角色和責任的混淆,確保每個相關方都了解他們在任務中的職責。這有助于提高工作效率、減少沖突并確保任務按照計劃進行。

RACI 是一個縮寫,代表了四個不同的角色分類,每個字母都代表一種角色:

  1. R (Responsible) – 負責人: 這是執行具體任務或工作的相關方,他們負有直接的責任來完成工作。負責人通常是實際執行者,他們執行操作并確保任務按照計劃完成。
  2. A (Accountable) – 確定人: 確定人是決策者,有最終決定權,并對任務或工作的結果負有最終責任。他們不僅負責任務的完成,還對任務的質量和成果負有最終的監督和審批責任。通常只有一個確定人。
  3. C (Consulted) – 協商人: 協商人是那些需要被咨詢并提供反饋和建議的相關方,但不負有最終決策權。他們在任務的執行過程中提供意見和專業知識,但不直接參與操作。
  4. I (Informed) – 通知人: 通知人是那些只需被通知任務或工作的進展和決策結果的相關方。他們不需要主動參與任務的執行,但需要了解任務的進展和結果。

4. 相關方矩陣

相關方矩陣是一種使用象限或矩陣來分析一組相關方的技術。X 軸和Y 軸標由產品團隊選定用于分析的變量名稱,例如:

  • 影響。相關方會對產品需求產生多大影響。
  • 沖擊。解決方案一旦被實施,將對相關方產生多大的影響。

高影響/低沖擊: 這個群體包括那些對解決方案影響不直接,但可能管理著受影響相關方的決策者。雖然他們可能會延后確定具體需求,但我們需要與他們保持開放的溝通,以獲得他們的支持。

高影響/高沖擊: 這是需求的關鍵來源,對項目有重大影響的相關方。我們需要分配足夠的工作量來與他們密切合作,建立強大的伙伴關系和信任。

低影響/低沖擊: 這個群體可能對項目不直接產生影響,但我們仍然需要確保他們的需求被適當考慮。他們的需求可能會在后期才被包含,需要監督以確保他們的關系不會隨著項目變化而改變。

低影響/高沖擊: 盡管這些相關方可能沒有很大的權力,但他們代表了關鍵的需求來源。我們需要花時間了解他們的需求,確保與他們保持溝通,并解決他們關心的問題,即使他們由有權勢的代表來表達。此外,他們可能代表那些可以適應項目變化的人。

三、制定相關方管理策略(案例實操)

這一章將深入探討如何結合RACI模型和相關方矩陣,以及之前提到的相關方管理策略,來制定一個綜合的相關方溝通和管理計劃。我們將通過一個實際案例來演示如何應用這些概念。

1. 識別關鍵相關方我們考慮一個軟件開發項目,目標是開發一款新的移動應用程序。

在這個案例中,關鍵相關方可能包括:

  • 項目經理
  • 開發團隊
  • 產品經理
  • 市場部門
  • 客戶支持團隊
  • 最終用戶

2. 應用RACI模型對于我們的移動應用項目,我們可以使用RACI模型如下:

  • 項目經理(R):負責整個項目的管理和決策。
  • 開發團隊(A):負責實際的應用程序開發工作。
  • 產品經理(C):需要與開發團隊協商需求和功能。
  • 市場部門 (C):需要提供市場信息和競爭情報。
  • 客戶支持團隊(I):需要了解應用程序以提供支持。
  • 最終用戶(I):需要被通知項目進展和新功能。

3. 制定相關方管理策略

  • 對于開發團隊(A):我們需要與他們建立密切的合作,提供所需資源和支持,并定期監督項目進展。
  • 對于市場部門(C):我們需要定期咨詢他們,以獲取市場反饋和競爭信息,確保產品符合市場需求。
  • 對于最終用戶(I):我們需要定期通知他們關于新功能的信息,以確保他們了解應用程序的發展。

4. 制定溝通計劃

我們可以制定一個每周項目會議的計劃,邀請項目經理、開發團隊、產品經理和市場部門參加,以確保信息共享和協調。我們還可以定期向最終用戶發送電子郵件或應用內通知,告知他們新功能的發布和如何使用。對于客戶支持團隊,我們可以建立一個在線支持平臺,以便他們隨時獲取應用程序的最新信息。

通過本文,我們學習了如何將相關方管理的各個方面結合起來,以確保所有相關方都能夠有效地參與項目或組織,并達到共同的目標。

這個過程對于項目的成功執行和組織的順利運營至關重要,可以提高相關方的滿意度,并確保項目或組織取得良好的成果。在實際應用中,根據具體的項目或組織需求,可以進一步調整和完善相關方溝通和管理計劃,以確保其最大化的效益。

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專欄作家

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