流程也是一款產品

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相信大家都接觸過流程,流程能夠讓我們所做的事情井然有序,提高我們的效率。流程在一定程度上也可以被視為一種產品,為什么這么說?

前段時間,讀到《資治通鑒》第七十九卷中,杜預對官員升遷獎懲制度的深刻見解,對我啟發很大。

原文說,“古者黜陟,擬議于心,不泥于法;末世不能紀遠而專求密微,疑心而信耳目,疑耳目而信簡書。簡書愈繁,官方愈偽?!?/p>

什么意思呢?

古代,人們進行官員升遷、獎懲,更多根據對那個人的綜合評價做決策。但在杜預描述的“末世”,也就是,更為現代或者衰敗的時代,人們開始依賴規章制度、文檔,以至于忽視對人本身的綜合評價。

它給我的啟示是,考察一個人檔案重要,還是人重要?

你肯定說「人」,畢竟檔案再好,也不能指望檔案幫你干活,但問題是,現實中檔案更重要,為什么?

人是虛的,檔案是實的。當目標群體數量龐大,我們面對的信息和變量也隨之增加,很難在有限的時間和資源內對每一個人進行全面而深入的了解和評估。

比如:

你是個leader,每天要開會,寫PPT,做決策,這種忙碌和多任務環境下,你不可能對每個任務進行細致入微的管理。

這時,便會依賴各種管理和時間規劃軟件,如日程表、任務管理、提醒應用,來高效地安排形成,這些工具,像杜預描述的「檔案」,提供快速,可以全面了解需要做什么的方式。其他場景一樣,面試者先看簡歷,相親先了解基礎情況;所以,流程是一個產品,很多情況下,流程大于產品。

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什么是流程(course)?舉個例子:

下午工作總會犯困,于是,決定買一杯咖啡提神。下單后,工作人員開始行動。

他們先準備好咖啡豆、砂糖和牛奶等材料,然后研磨咖啡豆,接著用熱水沖泡咖啡,最后加入你喜歡的調味品。

一切準備就緒,咖啡被遞到你手中,工作人員微笑著說:“請您盡情享用?!?整個過程就是一套完整流程。

簡而言之,流程是由兩個或更多個步驟組成,旨在完成一個整體的業務行為。每一個步驟都是這個“流程產品”中不可或缺的一環,確保你最終能享受到一杯令人滿意的咖啡。

所以,流程很重要。

一方面,代表效率提升、可預測性,協作簡化。

有了好流程,我可以避免做無用功,直接干重要的事,節省時間;它像是一張路地圖,讓我提前知道接下來會發生什么,這樣,就不會手忙腳亂或者措手不及。

再者,當大家都按照同一個流程來工作,就沒有混亂和誤解。

我以前帶20個人小團隊,開始流程不完善,大家都朝著各自方向跑,看著挺忙,效率很低。有時一項任務要跨過好幾個人才能完成,出現很多瓶頸和誤解,甚至導致項目延期。

后來,我不再針對每個人分類任務,建立一套項目規劃流程,明確標準和責任人后,效率有了質的飛躍,還減少因信息不對稱帶來的煩惱。

另一方面,代表適應性和靈活性、便于監控和改進。

以前跟客戶合作寫稿子,我先用單獨文檔寫好,然后發給媒介方。他們修改完后再回傳給我,我再修正,最后再送給甲方。

關鍵時,媒介方基于自己角度修正的內容,也不一定符合客戶預期,反而還不如最初第一版。

整個過程,繞來繞去,效率極低,大家也不清楚怎么與我更有效地對接,后來,我對這個流程進行徹底的優化。字節客戶,我就用飛書;阿里的客戶則用釘釘;騰訊客戶我直接用騰訊文檔;這樣,所有相關方都能在同一個文檔里實時看到編輯和修訂,一切都清晰明了,工作效率也大大提高了。

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因此,流程的內核是什么?我認為是「規范程序思維」。

就像《資治通鑒》中提到的觀點一樣,如果我們要用一套固定的規則來選拔人才,那么,檔案是其中不可或缺的一部分。

對于管理機構和主管人員來說,檔案是最簡單、最快速了解一個人的方法;至于檔案,是否能準確反映一個人的真正能力和個性,可能并不是最重要的。

畢竟,一旦將任何事情規范化,它就可能偏離最初的目標。

例如:

我們通過考試來評估學習成績,通過KPI來評估工作績效。一旦設定這些指標,它們可能會偏離實際想要達到的目標。

此外,規范化還會產生另一個后果,一旦任何工作被程序化,程序的重要性就會超越一切,無論它出現的原因是什么,它的存在本身的重要性都會比最初的目的更高。

簡而言之,程序是一種限制工作的方式。但是,一旦采取這種方式,我們就必須確保它的合理性和規范性,這才是最重要的。

比如:

很多公司,最初設立財務報銷初衷是,讓公司承擔員工在公務上的費用支出。但實際操作中,大家都明白有些費用無法按照正常報銷程序來處理。

有時,財務部門會采取一些解決方法,為各個部門設立一個小備用金池,或者允許員工自己先墊付費用,然后再通過收集各種購物憑證,來抵扣支出。

財務部門當然知道你確實是花了錢,但因為他們需要對公司財務程序負全責,所以,無論你采取什么措施,總之,只要有發票來證明都好說話,如果沒有發票,就很麻煩。

這樣發展下去,導致結果顯然意見,大家圍繞流程跑,更看重流程,而非工作本身。那么,這種按部就班、走程序的思維方式,難道真沒有好處嗎?

不是的。

比如,你在工作中有個想法,給領導匯報,突然跑過去會占用他的時間,于是,他會說,你怎么想的,把細節寫出來。

這并未因為他想看你寫的文字稿,而是,一旦把東西落地成文件,他可以按照文件要求,知道找哪些人協助你,這也意味著,你的想法走入公司程序,而不是被忽略了。

反之,你突然跑過去找他,他即便覺得挺好,關鍵也無法調動別人去幫你;即便能幫你,與你對接別人,你又要和另一個人講一遍,是不是很麻煩?

因此,一旦你接受按流程辦事、規范程序思維,你就可以更好的在工作和生活中運用它。

就像:

有一份重要的快遞丟了,不要馬上給快遞打電話,畢竟大部分人都知道,打給他們通常會得到不友好的態度,甚至避重就輕。

你應該直接聯系郵政管理局,他們是負責監管快遞業的部門。一旦你通過這個途徑提出投訴,快遞公司將卷入一系列復雜的程序,這也就意味著,你的問題更有可能被認真解決,會得到賠償。

需要注意的是,如果問題只是小問題,可以商議解決,就沒必要采取如此大的舉措。

不過,我身邊有一個比較狠的例子。前一段時間,我朋友家的寬帶壞掉了,打官方電話報修3次,官方都沒派人,他直接給工信部網站發了個電子郵件,把原委都說了清楚。

結果,沒過兩天,有人主動聯系他,不僅維修師傅去了,負責那個區域的小領導也去了,吐槽說,“哎呀,你的一個電話,搞得上級要求我們必須處理,還要按照流程給他們反饋,修不好也要給理由”。

所以,面對生活,流程就是關鍵。

假設你有解決不了的事,大概率是沒有走入這件事的系統中,找到那個系統,想辦法與系統監管部門取得聯系,你就能得到答案。

同理,一項工作也是這樣。一旦進入系統,就會被固有模式推動,這是一個必然的結果,我見過很多高管經常說,“出了問題我很煩惱,就拍不到個人身上,怎么辦“?在我看來,是流程的問題。一旦梳理清楚流程,問題和漏洞就會自然浮現出來。

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不過,從個人角度,我發現許多人將流程設計得過于繁瑣,反而使工作更加繁重。

拿寫作來說:

一些人使用各種筆記軟件,比如Obsidian、Notion、Flomo等,這些軟件具備各種高級功能。

他們往往會沉迷于軟件各種設置,試圖讓每個段落、間距看起來更加完美。甚至,還會深入研究各種插件和拓展功能。

然而,過于關注這些細節,往往會讓他們陷入無休止的微調和研究中,分散了注意力,導致創作進程被延遲;有時甚至會陷入與軟件斗爭中,而忘記了,真正應該專注于的內容創作本身。

可是,流程太粗糙也絕非好事。許多人在電腦中儲存大量文件,包括工作文檔、照片、音樂和視頻。

如果沒有建立明確的文件分類系統、規范的命名方式,那么,當再次查找這些文件時,就不得不花費大量時間,來瀏覽整個文件夾。

這實際上是一個整理問題,也是一個流程問題。

流程設計之所以非常具有挑戰性的一個主要原因是「人是動態的」,通常情況下,我們傾向于根據需求、偏好來推進流程。然而,更明智的方式應該,以事情本身為基準,量化事情的標準,以事驅動流程的設計,才是更加有效和可持續的方法。這是我最大感悟。

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那么,我如何設置自己的工作理念、以及流程的呢?

首先,安排日程,除非提前很久計劃的大型事件,我通常不會提前預定突發性的小型行程。

例如:

如果有人突然問我:“智遠,明天下午有時間嗎?想喝杯咖啡談談某個事情?!?/p>

我會告訴他,現在沒有安排,如果需要見面,我們可以隨時見面,這個不預約小日程的想法來源一本書,叫《完美的混亂》(A Perfect Mess)。

這樣做的原因在于,為了一件很小、立馬可以行動的事情而占據一下午時間、是真劃不來。我今年一直在用這個方法,并發現非常喜歡,這讓我有更多時間專注做重要的事。

你也不用完全照做,關鍵要分辨清楚,哪些事情更重要,雖然有些事、聽起來有趣,但并不值得犧牲更多時間。

其次,為更好地管理自己的日常事務,我只保留三個清單:一個是馬上要做的,一個是要關注的,一個是稍后做的。

  • To Do List:一個需要馬上執行的任務列表。這里的任務必須完成,而且按照時間先后排序。
  • Watch List:一個用于跟蹤的列表。這些事情可能不需要立刻做,但我需要時刻關注它們的進展或情況。
  • Later List:一個稍后再做的事項列表。也就是,一些我可能想做但不是現在,或者我有空再說的事。

如果沒有特別安排在三個清單之中的任務,我通常會忽略它們。但是,一旦有了任務,如何進行排序?或者說,怎么知道明天應該做什么?哪個優先?

我有個習慣,每天睡前都會查看待辦事項清單(To-Do List),從中挑選出明天最重要的3-5項,并將它們記錄在備忘錄中。

第二天,我會全身心投入到這些任務中,如果能夠完成,次日,我會覺得非常有價值。當然,我也會在備忘錄上寫下一些,原本沒有列入待辦事項清單的事情。

這意味著,計劃不一定能趕上生活的變化,有些事情今天沒有計劃,但它出現,且最終完成了。

比如:

突然見到一個朋友、獲得一些額外的啟發。這種方式讓我覺得每一天都充實而多彩。

有時候,我一整天都很忙碌,回家后感覺非常疲憊,但又不太確定自己究竟做了些什么。這時,“非待辦事項清單”恰巧幫我回想、確認當天的種種收獲和成就。

很多人會說,遇到拖延問題怎么辦?

在我看來,要么問題太復雜難以面對,要么,身體在向我們發出信號,告訴你需要休息了。

我的策略是,干不動就不干了。該策略,被斯坦福大學的哲學教授約翰·佩里(John Perry)稱為“結構化拖延”。

簡單來說,當我不想去完成某項任務時,不應該浪費時間與拖延作斗爭,而是,可以選擇去做其他事情。要知道,大腦會自動根據任務的重要性,對它們進行排序。

然而,我們常常傾向于先處理那些相對不太重要的任務,以逃避那些更重要的任務,而事實上,這樣做卻使我完成了更多的工作。

我真不太喜歡整個上午都守在電腦前,因為以前的經驗告訴我,長時間盯著屏幕,上午什么都做不出來。

因此,為了避免上午都在電腦前,我會選擇去做其他事情,比如見朋友、處理一些非電腦工作,等到下午坐在電腦前,效率反而更高,這種調整緩解了我,每天工作時的焦慮感。

不過,我也有一些策略性的無能時刻。

例如:

對于那些雖然可以做,但不緊急的任務,我會故意選擇不去做,或者故意將它們做得很糟糕。

等到下一次感到有足夠動力和靈感時,再去接著做。這種做法,會更有動力和創造力,因為我不會被迫在不合適的時候完成任務。

就像參加一個訓練營一樣,我曾經拖延很長時間。雖然知道這是一個有益的項目,但我總是找各種理由推遲,然而上周,我突然感到了強烈的渴望,于是,決定行動了起來。

這種策略在工作場合也非常有效。

例如:

如果你的上級要求你撰寫一個策劃案,而你并不擅長這個領域,你可以選擇不浪費太多時間,快速地完成任務,盡管質量可能并不高。

這樣,你的上級會了解你的能力,如果有更適合你的任務,他就會考慮找其他人去做。

不過在其他任務上,你需要展現出出色的表現,以證明自己的能力。否則,就會被認為真無能,所以,這種策略在不同情境下靈活運用,會取得最佳效果。

值得一提的是,我經常會收到各種邀請,無論是社交活動、講課、還是線上連麥直播。很多時候,我會發現自己在理性上覺得應該去參加,但內心真的不想去。

這會導致,我的安排充斥著那些我并不真心想做的事情,根據我的經驗,要分辨是否真的想去做某事需要時間。

我認為關鍵在于,這件事是否讓我感到激動,是否為我帶來增值可能,如果是的話,那通常是我真正想參與的事情,如果不是,我就會選擇不去做。這種方式,幫助我更好地管理日常,確保我投入到那些真正感興趣的事情中。

總的來說

做事,懂流程很重要?;剡^頭來看,生活中任何一件,看上去井井有條的事,都遵循著一定規范流程,我們要理解這些流程,適應它,但也希望,你不要被它所束縛。

專欄作家

王智遠,公眾號:王智遠,人人都是產品經理專欄作家。暢銷書《復利思維》作者,互聯網學者,左手科技互聯網,右手個體認知成長。

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