棘手的庫存不一致如何治理

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對于企業來講,“庫存不一致”這個問題一直都是難以解決的存在,容易陷入無為的情況。下面這篇文章是筆者整理分享的關于棘手的庫存不一致如何治理的相關內容,大家一起往下看。

每家企業對“庫存不一致”這個話題都感觸很深。投入大量的精力,但也沒得到行之有效的治理,往往通過頻繁的盤點不斷做修正…

所謂“庫存不一致”是指系統的理論庫存和實物的實際庫存對不上,比如系統的理論庫存數量有6個,實物的實際庫存數量只有5個。造成這一差異現象背后隱藏了很多問題,需要逐層拆解分析求解。

目前相對業務復雜度沒那么高的企業一般就存在2套庫存管理系統,一套ERP庫存系統,一套WMS庫存系統,庫存一致性問題可控很多。但業務復雜度相對較高的企業,IT系統架構設計上就存在了3套獨立且又互相依賴的庫存管理系統,可以分為業務中臺庫存系統、財務ERP庫存系統、實物WMS庫存系統。

整體標準的系統同步鏈路是業務中臺推送指令給WMS系統執行出入庫和盤點任務,最終執行的出入庫結果數量還是盤盈虧結果數量,由實物WMS庫存系統先同步給業務中臺庫存系統,再由業務中臺庫存系統再同步給財務ERP庫存系統。

公司所有的業務都應該是在業務系統開單,但因新老系統還在融合共存階段,也就是說業務系統還不具備全部業務的開單能力,一部分老業務就還停留在ERP系統繼續開單,就存在老業務在ERP系統開單反向同步單據給業務系統處理庫存,新業務在業務系統開單向ERP系統同步單據處理庫存。雙向交叉開單,庫存很難能準…

如果源頭的庫存數據在業務中臺系統和財務ERP系統本身就不一致了,這樣的雙向數據往來就更容易造成一方數據推失敗,另一方庫存數量不變又接著繼續開單就加劇了所謂庫存不一致后的卡單問題出現,它會像雪球一樣越滾越大。

在雙向交叉開單的系統情況下,供應鏈只能讓倉庫定期做盤點盡量減少庫存不一致的比例。

關于系統盤點運轉機制要非常明確,統一由業務系統創建盤點計劃單推送給WMS系統,當倉庫當天停止出入庫作業后,啟動倉內盤點作業,盤點人員通過WMS手持系統把盤點執行結果提交回傳給業務系統,業務系統設置默認同步給財務ERP系統做一致性同步,從而保證實物的盤點結果和三個庫存系統的庫存數據是保持一致性的。

在雙向交叉開單的系統情況下,還可以定期比對兩個系統間的庫存差異明細,管理業務系統和財務ERP系統間差異的未入庫和未出庫單據做單據同步和庫存處理。

無論是定期盤點還是定期差異比對處理都是治標不治本,治本的唯一辦法就是加速統一開單入口放在業務系統上,加速業務系統的能力建設,解耦ERP系統的業務能力。

庫存也是強關聯倉庫這一屬性的,所以對倉也需要全面治理,減少不合理倉的設計。

往往很多企業因全渠道銷售在業務系統里新增了非常多的邏輯倉,這需要與財務系統的倉庫做更合理的映射關聯,要根據不同業務的特征做整理歸納,不一定是一對一的邏輯關系。比如寄售業務的VMI供應商貨權,財務系統里可以只管到所有寄售客戶的VMI總庫存,無需管到每個寄售客戶有多少VMI庫存,要管也是在業務系統里管,包括可以管到每一家門店這一最小顆粒度的庫存物理單元。因為貨權都是供應商的,站在供應商的財務視角管理到一個VMI倉的庫存即可??偠灾?,加倉容易合倉難,在合倉前需要把歷史異常數據清理完畢后再啟動系統合倉并合并庫存。

又比如一個商品條碼多貨權,站在企業的財務視角可能要區分不同貨權不同倉的管理方式,但站在業務視角反而不能按兩個邏輯倉來處理,增加了倉儲管理成本、物流費用以及按貨權拆單影響客戶體驗。要根據具體業務具體分析業務倉庫邏輯和財務倉庫的邏輯

庫存也是強依賴批次這一屬性的,很多企業存在指定效期范圍進行售賣的業務,比如臨保商品售賣,企業內賣。對系統的要求也是更高的。業務系統對銷售訂單占了A批次庫存數量,WMS庫存系統沒有A批次庫存就實際出庫了B批次庫存數量,業務庫存系統釋放A批次庫存數量,出庫B批次庫存數量。再同步財務ERP庫存時沒有B批次庫存數量,就出庫了C批次庫存數量。

以上案例,會存在售賣的庫存批次和實際的發貨批次間的差異容易導致客訴,同時也導致了業務系統庫存和財務ERP庫存的批次庫存數據出現了一致性問題。其實不一致不只是數量維度,還存在批次維度!只是批次維度不一致問題的優先級遠沒有數量維度不一致問題來的優先級高!

庫存也會受到復雜業務上線的進一步影響,比如沒庫存就在開展以銷定采業務,如預售、貨權轉移。系統按需求單自動執行創建采購單并自動執行采購單入庫,再把需求單再轉銷售單執行銷售出庫。這一套下來,對系統的自動化執行要求是很高的,可能會存在采購入庫執行了,但庫存并未執行添加成功,銷售單出庫時就沒庫存等問題出現。在企業的庫存系統并未結構化梳理清晰之前,往往進一步添加復雜的業務邏輯,就存在更多的庫存差異產生。

庫存也依賴復雜的逆向退貨流程標準,比如退貨方退貨出庫6個,在途庫存記6個,目標倉收貨入庫5個,差異1個,業務定責退貨方還是物流方進行索賠,定責后對差異的1個庫存進行索賠出庫視為銷售。如果對收貨差異庫存遲遲不處理,就統一把差異庫存掛在在途倉上,就會導致在途倉庫存越積越多最后無法管理了,哪天業務調撥在途庫存給到具體邏輯倉使用時就造成了庫存虛高,系統有庫存,實物早沒了…

筆者舉了一堆影響庫存一致性的核心問題和案例,想告訴企業方,庫存的治理需要方法和策略,也需要時間!

庫存的專項治理需要企業方安排有經驗的項目經理、供應鏈專家、財務專家、產品經理深入調研清楚目前企業的業務和系統現狀。

再對每一個業務板塊業務流和財務流的關鍵用例進行梳理,梳理出關鍵問題和解決方案。

找準關鍵問題后逐一擊破,這樣庫存才能越來越準!

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