采購管理系統是企業內的核心業務系統之一，那么，采購管理系統究竟是什么呢？這篇文章里，作者就對采購業務、采購業務的相關系統、SRM系統等內容做了詳細解讀，一起來看看吧，或許會對你有做幫助。

采購相關部門作為企業內部十分重要的業務部門，采購業務能力的強弱是企業核心競爭力的重要組成部分，所以一個好的采購管理系統一定也是企業內的核心業務系統，那么采購管理系統到底長啥樣呢，今天我們好好聊一聊。

一、采購相關系統的概念

一說到采購系統，我們經常能夠聽到這幾個系統名詞：SRM、SCM、進銷存、采購云，那這幾個系統到底是什么意思呢？以下是通過ChatGPT了解到的對這四類系統的定義：

1. 進銷存：進銷存系統是一種管理企業庫存和銷售的系統。它涵蓋了從采購原材料到銷售產品的整個流程，包括采購管理、庫存管理、銷售管理、財務管理等。進銷存系統能夠幫助企業實時跟蹤庫存狀況、管理銷售訂單、控制庫存成本，并提供準確的庫存和銷售數據分析，以支持企業的決策和運營優化。

2. SRM（Supplier Relationship Management，供應商關系管理）：SRM系統旨在優化和管理企業與供應商之間的關系。它提供了一種集中管理供應商信息、合同管理、采購流程和供應鏈協作的解決方案。通過SRM系統，企業可以更好地與供應商合作，提高采購效率、降低成本，并確保供應鏈的穩定性和可持續性。

3. SCM（Supply Chain Management，供應鏈管理）：SCM系統是一個綜合性的供應鏈管理解決方案，旨在協調和優化企業內部和外部的供應鏈活動。它涵蓋了從原材料采購到產品交付的整個供應鏈流程，包括供應商管理、物流管理、庫存管理、訂單管理等。SCM系統幫助企業實現供應鏈的可視化、協同和優化，提高供應鏈的效率和靈活性，降低成本并提供更好的客戶服務。

4. 采購云：采購云是一種基于云計算的采購管理解決方案。它提供了在線采購平臺，幫助企業進行供應商選擇、采購流程管理、合同管理等。采購云系統可以實現采購流程的數字化和自動化，提高采購效率、降低采購成本，并提供數據分析和報告功能，以支持企業的采購決策和供應鏈優化。

總結來說，SRM系統主要關注供應商關系管理，SCM系統關注供應鏈管理，進銷存系統關注庫存和銷售管理，采購云系統則提供在線采購平臺。這些系統都旨在幫助企業優化供應鏈、提高效率、降低成本，并支持決策和運營優化。

在這幾個類型的系統中，進銷存是存在最久的，能夠實現一個企業最基本的采購、庫存管理、銷售業務閉環，其對采購業務的支持也僅能做到單據的記錄和流程管理，簡單的把線下紙質單據流轉的方式調整到線上表單等級，能夠解決單據信息流轉效率的問題，同時還能夠進行一些簡單的數據統計分析。在對采購業務要求不高進銷存是能夠給業務方帶來一些便利性的。

SCM系統是最近才新出現的系統概念，它是從ERP（Enterprise Resource Planning，企業資源計劃）的基礎上發展而來，專門針對從原材料采購到成品交付、從供應商到顧客的全流程管理的管理系統，它解決的是核心業務層面的集成整合，不過分強調財務相關的需求。而采購管理只是SCM系統中的一部分而已。

最后我們再看下SRM和采購云，SRM是專門為滿足采購業務領域的所有業務而存在的系統，它是一種以“擴展協作互助的伙伴關系、共同開拓和擴大市場份額、實現”雙贏”為導向的企業資源獲取管理的系統?？傮w目標是將采購業務與上下游系統進行整合，形成覆蓋供應商全生命周期管理和采購業務全流程管理的信息系統，實現采購業務和供應商在全公司范圍內的信息共享，全面提升企業采購和供應商管理水平。

SRM系統也是我們今天要重點介紹的系統。

采購云是在SRM的基礎上發展起來的概念，更多指的是SaaS型的SRM系統，同時采購云也集成了采購商城相關的功能模塊，能夠更好的在線上實現采購業務的閉環。下面我們用一張圖把上面幾個系統的概念進行示意：

二、四種類型的采購業務

采購相關的業務主要可分為四種類型：生產原料采購、貿易型采購、行政類采購及其它類型采購。不同類型的采購主體業務流程相近，主要包含這些部分：采購需求發起、尋源比價、采購執行、到貨入庫，但在業務開展的過程中各個類型關注的重點會有所差異。

1. 生產原材料采購

該類采購主要在生產型企業中，也有部分品牌企業通過委外的方式進行生產，在原材料的采購中也需要進行細分，主料、輔料、包材、低值易耗品等。在原材料采購的業務場景中最為重要的三個考慮維度：價格、質量、穩定性，在部分的企業對供應商的資質也有很高的要求。

在價格方面，采購人員需要盡可能的獲得市場上各個方面的行情信息，同時還要能夠對歷史采購信息進行分析以判斷當前的采購價格，另外很多原材料和大宗商品或者匯率等信息有關，如何通過系統的方式獲取此類數據并對價格進行一個預判則會更有價值。

其次在質量維度也是需要進行著重考慮的，在初次采購時就需要有明確的質量要求，特別是對一些量大的、其關鍵作用的原材料，在提出了明確的質量要求后，后續采購的每一個批次的質量檢驗情況如何對需要對比前期的質量要求。但也有部分的通用材料不需要做太嚴格的質量檢測，只要確定不是假冒偽劣產品即可。

再然后要能夠保障原材料的穩定供應，這既包括能夠持續供應，也包括每次交貨的及時率如何。對此可能需要我們能夠及時獲取準備的采購訂單執行的各個環節節點的實際情況，貨物的及時交付率會影響倉庫的效率，更會對生產環節產生巨大影響。

最后補充一點，在這個模式中如果一個原材料有多個供應商那對物料檔案的管理也是一個十分頭疼的事，給每一個供應商一個物料檔案似乎可以進行精細化管理，但是該種方式一到了計劃及生產環節就會比較痛苦，計劃運行MRP時可能會出現較大誤差，而生產環節在領料、投料的時候也會有一定的困難。

2. 貿易型采購

該類采購更多的是出現在貿易型企業中，企業本身可能是上游廠家或者品牌商的代理商、分銷商，賺的是價差的錢，提供的價值是能夠為上游散貨，提供資金支持，能夠為下游提供其它的配套服務，對庫存的合理把控是其最為關鍵的考慮點。價格上行時需要能夠準確判斷逐步散貨，價格下行時能夠提前布局做庫存，對市場的整體供需關系的掌握也是其業務痛點。

這一類的業務很多也是從生產型企業的采購部門演化出來的，即通過采購的議價能力獲得優勢資源，在行情不太明確是可借助生產原料的方式對沖風險，所以以上兩種采購模式有時候也會有互相轉化。

3. 行政類采購

行政類采購會比較雜，比如在企業內部采購座椅、電腦、文具、設備儀器等等，這一類的采購如果采購金額不是特別大在企業內很多也是直接通過報銷或者備用金的方式處理掉，在財務上最終成為了管理費用，但如果金額較大很多也是要走采購流程的。這類采購相對來說會比較零散，如何保障采購的時效性以及采購回來的物品如何進行管理是其需要重點考慮的。

4. 其它類型的采購

還有一些特殊的采購例如軟件、服務等，這一類產品的采購每個公司的流程可能都有較大差異，再次我們不做過多描述。

對企業來說，采購業務還需要做到走個的透明陽光，采購很多時候也是企業腐敗滋生的地方，把采購各個環節都做的透明化、有據可依是絕大部分企業的痛點。

三、采購業務的核心模塊

SRM（Supplier Relationship Management）即供應商關系管理。旨在優化和管理企業與供應商之間的關系，以實現和供應商保持持久緊密的合作關系。它提供了一種集中管理供應商信息、合同管理、采購流程、價格管理和供應鏈協作的解決方案。通過SRM系統，企業可以更好地與供應商合作，提高采購效率、降低成本，并確保供應鏈的穩定性、可靠性和可持續性。

在以往的交易中，采購需求很輕松能夠找到給你供貨的供應商，采購也只是簡單的貨物買賣過程。采購業務優化的方向主要就是降本增效，但到了現在這個注重創新和口碑的時代，優化供應鏈更重要的是保持企業創新能力和產品品質。

現在基本上各行各業都進入了一個存量競爭的時代了，企業需要以用戶為中心去設計產品，要做出能夠打動用戶的產品。在互聯網成為基礎設施后，一切的商業活動都好像上了加速器，以前幾年甚至十幾年不變的產品，現在都是以月甚至以天為單位在進行迭代升級。

當前市場上的用戶每天都面對著海量的營銷廣告，大多數用戶都不確定自己的需求，需要商家去激發、挖掘他們的需求。企業如何贏得客戶需要我們在供應鏈上面有優勢才行，要求企業的供應鏈足夠的敏捷，能夠持續的保持創新能力和高品質交付。為形成這種供應的優勢，我們需要解決這些問題：

1. 如何能夠與眾多的供應商維持良好的關系？并對其進行全面的管理？保障穩定持續的高品質交付
2. 如何能夠讓供應鏈上下游快速感知各自的變化并給出自己的反饋？從而實現快速創新
3. 如何讓采購業務變得透明陽光，不再是主觀判斷而是由數據驅動決策，做到決策可追溯？
4. 如何讓供應鏈上的參與方效率最高、成本最低？從而贏得競爭

SRM系統有別于傳統的采購管理系統，不單單注重企業內部的采購執行過程的管理，更注重和供應商建立協同共進的合作伙伴關系，能夠高效的把各個方面的業務信息分享給供應商，形成敏捷的供應能力。核心業務邏輯如下圖：

1. 供應商全生命周期管理

建立一套完善的供應商全生命周期管理的機制，能夠實現互聯網化的供應商引流，建立合理的供應商準入規則，探索符合企業需要的供應商分級、分類模型，同時輔助以風險管控機制和供應商績效管理。使得供應商池子能夠持續保持活力。

在引流時我們可以通過邀請制或者是建立獨立的供應商門戶網站，通過互聯網的方式從搜索引擎、社群、自媒體、短視頻或者是熟人推薦等方式去獲得更多的潛在供應商，能夠保持企業足夠豐富及優質的供應商。

而在供應商準入時我們需要嚴格篩選供應商資質，從供應商的企業規模、市場地位、客戶口碑、研發能力、業務穩定性、服務體系等多個維度進行考核，同時通過大數據去對供應商進行全面綜合的風險評估，做到“嚴進寬出”。

在供應商引入的時候我們要以品類為主線，構建供應商準入標準，要能夠支持對供應商進行配額管理。

當然我們的準入流程也能夠靈活去進行配置，實現不同場景下的供應商入駐。在與供應商開始合作時我們要對供應商的績效進行動態評估，從品質、成本、交付、服務、技術等相關維度構建供應商績效評估體系，同時配套晚上績效應用改進體系，形成優勝劣汰的供應商布局。對于不能滿足企業發展要求的供應商我們也要采取淘汰機制，能夠讓供應商形成競爭，保持活力。

2. 采購業務全過程管理

在企業內部建立一套完整的采購業務全過程管理體系，幫助企業做的采購執行有據可依，采購生態陽光透明，采購人員績效評估科學合理。

采購業務是企業進行成本、效率、品質、創新等能力提升的開始，近些年大部分的企業對采購能力的建設也是越來越重視了，通過數字化系統去完成基本的流程處理、跟蹤，并進行相應的數據統計分析，能夠較大程度減少采購人員的一些基本執行動作，能讓他們有更多的時間、精力放在策略制定、風控管控、價格核定等事物上，能夠有力地提升企業采購競爭力。

一般企業內部采購執行過程如下：

1. 從計劃部門獲取采購需求，或者根據庫存水位情況適當的進行補貨操作；
2. 根據需求進行尋源比價，戰略性物料的采購可以通過招投標的方式進行尋源比價；
3. 確定供應商后進行合同簽訂并確定付款方式、交付方式，落地執行合同；
4. 根據合同及訂單約定的信息跟蹤采購履約過程，提前安排運輸、倉儲、質檢等資源，保障貨物能夠按時、安質采購到位；
5. 根據合同履約情況進行對賬結算，及時處理履約憑證歸檔以及進項發票登記等任務；
6. 過程中對異常情況進行跟進處理，包括訂單變更、退換貨、質量異常等。

3. 供應商全方位協同

在執行采購業務的過程中，我們有大量的節點需要和供應商進行協同處理，企業和供應商建立的在線協同能力越豐富，其采購的敏捷性就越好，通過系統的方式能夠有效的提升信息傳遞的準確性、及時性，也能夠防止過多的人為因素，讓合作更陽光、透明、高效。

協同主要包括以下幾個方面：

1. 研發協同，企業和供應商共同研發新產品，由企業提出客戶需求以及產品方案，供應商根據需求提供原材料以及工藝相關的解決方案，不斷地進行測試實驗，研發新產品；
2. 計劃協同，企業把自己的采購需求計劃通過一定的規則直接共享給供應商，讓供應商能夠提前獲得可能發生的采購需求提前進行備貨；
3. 庫存協同，企業把自己的庫存信息通過一定規則共享給供應商，而供應商則可以把自己的產能信息共享給企業，以達到需求和產能的提前匹配，提高供應效率；
4. 生產協同，供應商把自己的生產信息同步給企業，讓企業能夠提前獲得訂單生產狀況，可為生產計劃提供更多有用信息；
5. 物流協同，供應商或者企業把配送信息在平臺上進行共享，讓雙方能夠及時準確的了解到貨情況；
6. 品質協同，供應商可以把自己產品的檢測信息以及生產過程中的質量信息共享給企業，企業也可以把自己收貨后的質檢信息同步給企業，并能夠形成完成的供應商品質檔案。

以上是采購相關業務的整體說明，下面我們再對SRM系統的應用架構及關鍵功能進行說明。

四、SRM系統的應用架構及關鍵功能說明

SRM系統主要為采購人員以及供應商提供服務，在進行系統設計時也需要從這兩個角色所需要完成的業務的角度出發，SRM系統有別于傳統的進銷存和ERP系統的差異也在于能夠把供應商鏈接上來，實現采購業務流程的完整閉環。整體應用架構如下圖：

主要分為供應商端、業務運營平臺、配置平臺以及連接器，要能夠友好的支持PC端和移動端，方便的接入其他系統辦公平臺以及流量平臺。

在供應商端，能夠做到全生命周期的管理，提供供應商直接注冊并認證入駐，也可以由業務運營平臺直接給供應商配置登錄賬號。在供應商端能夠直接查看招標信息，并完成投標的相關動作。對于分配給供應商的需求能夠完成報價、簽單等一系列操作。過程中的發貨信息、簽收信息、質量信息以及績效考核信息都能夠直接在供應商端進行及時快速查看。通過協同也能夠實現對賬、發票的無紙化，提升了工作效率也能夠降低一些成本。

當然供應商也是可以直接在系統上維護自己的產品信息，方便完成和自己內部業務的對接轉化。供應商端也支持子賬號相關功能，滿足供應商多員工協同作業的問題。

供應商端與業務運營平臺、配置平臺都是無縫對接的，信息能夠快速的在兩個應用端之間傳輸，有效的解決信息傳遞效率和準確性的問題。在業務運營平臺主要有兩部分的業務功能，供應商運營以及采購業務執行：

1）能夠靈活配置供應商入駐流程，滿足多種入駐方式，包括有邀請制、注冊證、代開戶等不同的模式，配置平臺能夠動態調整不同模式的流程以及各個流程節點需要提交的數據標準。

2）能夠多維度的管理供應商的基本信息以及業務開展情況，讓管理人員做到有數可看，有數可依。配置平臺能夠從指標開始定義，為不同品類、不同規模的供應商設計績效評估模板，系統實時動態根據評估模板對供應商進行分類分級，有效提升供應商的服務質量。

3）也能夠自定義風險評估模型，一部分指標基于供應商的基本信息，另一部分在采集歷史履約信息，還可以通過集成外部其它平臺的數據豐富評估維度，讓風控變得更全面立體。

4）在配置平臺上我們還可以定義整體的采購流程，包括招投標模式、戰略采購、簡易報價模式等，對不同的模式能夠設置其獨有的業務流程，同時對不同流程節點的控制點也能夠進行配置。

5）另外平臺還提供核價模型定義，綜合大宗商品價格指數、歷史報價信息以及歷史成交信息等不同維度的數據填入核價模型，能夠基本實現自動核價，異常價格再有人工介入進行核價，讓采購業務更加陽光、透明。

6）對于部分企業來說，SRM還需要具備和其他的電商平臺進行集成，或者直接提供自營的采購商城，能夠讓采購人員直接在商城中完成采購相關的業務。

7）當然也要提供人員及組織配置、角色權限管理等系統基本的功能。由于SRM系統需要和企業內外部各種系統進行對接聯通，連接器也是必不可少的一部分，能夠顯著的提升對接的效率和質量。

1. 關于供應商績效模型的設計和應用

前面已經講到供應商績效模型的相關業務流程，由于供應商績效管理在SRM中屬于核心功能模塊，我們再站在產品策劃的角度拆解整個功能模塊?？冃Ч芾砟K的功能邏輯關系如下：

1）首先我們需要對我們能夠獲取的數據進行梳理，從品質、成本、交付、服務、技術這五個方面，對其進行結構化，定義好其獲取方式、頻次、數據類型等形成多維指標庫。

2）根據不同品類產品的供應商，不同類型的供應商以及不同級別的供應商定義好其對應的績效評估模型，模型通過使用不同的指標、不同指標的權重以及計算規則以滿足不同的評估需求。

3）基于評估模型實時動態的從業務系統中獲取數據進行動態評估，能夠根據業務需求去制定供應商分級、分類的規則，動態評估供應商。

4）基于供應商的評估分值和登記可以在多場景使用供應商的績效評估結果，包括淘汰評估、采購配額限制、報價或招投標資格限制以及其它更多的場景。

以上是對于供應商績效模型相關功能的設計以及能夠應用的具體場景的說明。下面我們再看下另一個核心模塊功能，核價模型。

2. 核價模型的設計和應用

SRM系統中對價格的管理是尤為重要的，而在現在采購所面臨的環境也是越來越復雜，各種黑天鵝事件均會對采購產生影響，而新技術、新材料的出現也對采購產品的較大的挑戰，采購業務人員如何能夠快速準確的獲得產品價格信息成為一個非常關鍵的能力。

對這一塊我們可以在系統中設計自動核價模塊，讓采購過程中的價格更加接近市場情況，核價模型一般分為如下幾個部分：

1）通過爬蟲或者人工導入的方式維護好數據來源，并定義好數據結構、更新周期等。這部分數據來源和價格模型中的因素有直接關系，需要提前對價格模型進行確認。

2）對不同的原材料或者產品進行價格模型的設置，主要可分為：原材料成本、加工費（人工工時和機器工時）、三項費用（銷售費用、管理費用、財務費用）、損耗以及其它費用?？蓪Ω饕蛩卦O置其計算公式以及能夠對價格產品影響的權重或者正負值。

3）通過價格模型計算的價格可進行入庫處理，形成價格庫，同時價格庫也可以從業務數據中獲取歷史成交的價格以統一進行進行價格應用。歷史價格也可以作為價格模型評估價格的參考，以防止出現差錯。

4）價格庫形成后，可在采購執行過程中的各個節點進行應用，提示或者阻斷業務人員的操作，價格庫也可以對未來原材料價格的波動進行預測，從而預測產品價格，輔助運營人員進行產品定價。

以上為SRM系統中的一些關鍵功能設計，當然SRM系統中還有更多的功能模塊，比如：尋源報價、采購訂單、采購合同電子化、采購付款時的在線支付（銀企直聯、通道支付等）、采購商城等。在此我們不做過多說明，只需要對業務進行詳細、科學的調研，根據業務實際情況進行功能設計即可。

五、總結

SRM系統在現在以及未來將會成為企業（尤其是制造型企業）最重要的系統之一，它是企業創新、成本、效率、質量的重要抓手，企業通過實施SRM系統能夠讓業務更加陽光透明、科學高效。希望本文對你了解SRM系統有所幫助，關于SRM的內容我們就講到這里，感興趣的同學我們可以在評論區在交流、溝通。